2003网站太阳集团團學會辦公室管理制度

08年

第一章總則

性質：辦公室是院學生會的中樞部門，是一個協調型、開拓型、服務型組織。

宗旨：全心全意服務同學。

第二章 組織機構

人員構成：辦公室下設主任、副主任各一名，負責日常管理工作，部員由委員、幹事組成。

人員任免：幹事的選拔通過自薦、選舉等方式，其任免經學生會考核後決定。

第三章 部門職責

1 .負責起草、制定學生會有關文件；

2 .管理學生會的各種文件、文書和有關物品；

3 .負責接待來訪客人，并與兄弟院校保持聯系；

4 .負責組織協調各部門工作；

5 .負責記錄好學生會各部門的民主生活例會召開情況；

第四章值班管理制度

為了加強對學生會辦公室的管理，維持正常的工作秩序，創造良好的工作環境，樹立學生會良好形象，故制定本制度：

1.學生會辦公室由主席團負責管理，監督執行辦公室的值日制度。

2.值日人員負責辦公室及周圍環境的清潔工作和值日任務，認真填寫值班紀錄

3.實行每天一小掃，由辦公室統一安排大掃除。

4.愛護辦公室的一切公物，保持辦公室清潔，各部門或個人使用後必須做好清潔、整理工作，否則視情節輕重給予罰值日1—3天處理。

5.保持辦公室安靜，禁止大聲喧嘩，不幹擾他人辦公；任何團委學生會成員不得在辦公室表現不符合學生守則的不良行為。

6.節約用電，注意安全，做到人走燈關，晚上值班結束後做到人走窗關，人走門鎖。

7.院學生會以外組織、團體或個人須經辦公室批準後方可借用辦公室，各幹部未經申批不得私自借用辦公室，用後須做好整潔工作。

8.本制度由辦公室負責解釋，自頒布之日起開始實行。

第五章印章管理制度

為了妥善保管學生會的印章，不至于造成一些嚴重後果，特制定以下管理制度：

1.學生會印章由辦公室妥善保管，僅作為學生活動或團委學生會頒發的各類文件所用，不可挪為私用，違反者如經發現進行批評教育，情節嚴重者開除出學生會，上報學校處理。

2.印章如有丢失，要立即上報團委、主席團，責任由丢失人負責。

3.本制度由辦公室負責解釋，自頒布之日起開始實行。

第六章 電腦使用管理制度

為了使辦公室電腦正常工作,充分發揮其作用，更好為團學會各項工作服務，根據實際情況，特制定管理制度如下：

1.各使用人員應妥善使用、精心保管電腦及附屬設備，不能有意損壞。不可在電腦通電狀态下插拔各種設備（除USB接口的設備外），不可在操作電腦的時候喝水、抽煙，辦公室電腦應保持遠離水源。

2.各使用人員應認真學習電腦基礎知識，正确使用設備，嚴格按正确規程進行操作，在操作過程中出現故障，應及時檢查原因，保證電腦安全有序,保證電腦各種設備的完整，如發現電腦軟件及硬件損壞，應及時報告，保證電腦的正常使用，每次使用應在電腦使用登記本上做好相應備注，并做好維護記錄

3．持辦公室的清潔，不得在辦公室工作台上亂放油膩和污穢的東西。、養成良好的使用習慣，不允許在電腦旁邊吃東西，或将食物擺放在電腦上

4.任何人不得私自挪動電腦及附屬設備，嚴禁私自拆卸電腦，調換配件，不得私自把電腦及附屬設備搬離辦公室，未經同意，不得在電腦上安裝軟件。

5.值班時間不能将電腦用于聊ＱＱ．打牌、玩遊戲等與工作無關的活動。

資料管理：

1、各部門必須将本部門電腦内的文件夾進行合理地分類，形成級級相連的樹形目錄，以免出現資料混雜的現象。

2、各部門電腦内所有資料歸學院所有，人員離開學校時需保證資料的完好。

3、對重要資料應随時注意備份保存，以免電腦出現故障時造成資料丢失（各種數據、資料請盡量不要存放于C盤内）。

第七章檔案管理制度

為加強學生會工作檔案管理的系統性、完整性和科學性，使學生會的工作形成一定的曆史資料，故建立本制度：

1.學生會的檔案管理工作由學生會辦公室負責，對學生會的總體文檔進行分類歸檔管理，為學生會的各項活動提供參考資料，保障各項決策的科學化。

2.學生會總體檔案分類如下：各級文件類、會議記錄、值班記錄、學生幹部檔案、學生會工作計劃、工作總結、獎品、紀念品、外職資料、重要書刊等。

3.學生會各職能部門在每學期初必須有詳細的本學期工作計劃及上學期的工作總結，以電子版本傳到學生會辦公室電腦上，或以書面形式交至辦公室文件夾。

4.各部的工作檔案由各部自行保管。凡大型活動的方案、總結及有關材料除本部門存檔外，還須送交一份于辦公室存檔。活動方案于活動前交，總結及有關材料于活動結束後一周内遞交；此任務由部長負責，不執行者将以公開批評或其它形式處罰。

5.凡學生會集體獲得的獎品、紀念品，作為工作成績的體現，必須由辦公室交于輔導遠妥善管理，任何人不得私自占為已有。

6.如借用有關檔案，須經辦公室或有關部門負責人同意，且用後及時歸還存檔。

7.其它類别檔案視具體情況由辦公室作出合适安排。

8.本制度由辦公室負責解釋，自頒布之日起開始實行。

2003网站太阳集团辦公室管理的制度化旨在方便其它各部門開展工作，并依照學校、校學聯的有關規定而制定的。

第一節工作證管理

一、院學生工作證是為了方便團學會幹部幹事工作，表明其身份而制作的。工作證日常由辦公室統一保管、發放。需制作時，在經主席團同意後，由辦公室制作。

二、各部（中心）需使用工作證時，由部長（主任）提出申請，經辦公室負責人批準後，填寫“工作證管理登記表”，方可借用。

三、借用時間為每周一至周五值班時間，地點為學院辦公室。

四、在使用過程中，各部（中心）須認真保管工作證。如發生丢失、損壞等情況，應向辦公室報告并在“工作證管理登記表”上登記。

五、不得使用工作證做與學生幹部身份不相符的事。

第二節材料管理

六、辦公室保存的材料包括：曆年校團委、省學聯、團委和校學聯下發的各種文件、計劃書等相關檔案。

七、在借用辦公室材料時，需由部長（主任）申請，經辦公室批準後，填寫“辦公室材料借用表”，方可借用。使用完畢，應及時歸還，并在“辦公室材料借用表”上登記。

八、借用時間為每周一至周日值班時間，地點校學聯辦公室。九、在使用過程中，借方應認真保管所借材料，不得發生丢失、損壞等情況。一般情況下，借用的材料應在一周内歸還。特殊情況下，可申請延期。

第三節鑰匙管理

九、辦公室鑰匙必須嚴格控制，不得私自配制，如由發現，嚴肅處理。

十、所配發的鑰匙，務必請妥善保管。各部門如需借用，由部長（主任）提出，經常主席團批準後與原持有鑰匙者共同填寫“鑰匙借用登記表”，方可借用。

十一、如發生丢失，應立即向辦公室報告并負責賠償，否則後果自負。如已造成不良影響，則應追究當事人責任。

第四節辦公室管理

十二、辦公室為存放物品及召開各級例會、社團管理中心、青年志願者協會、信息部和宣傳部辦公的專用場所，僅限于主席團、各部門處理工作時使用，嚴禁其他集體或個人在辦公用房内進行與工作無關的活動。

十三、任何部門在平時需使用辦公室時，應提前向辦公室提出申請，使用時須由部門負責人填寫“辦公室使用登記表”。

十四、辦公室内任何物品的使用或挪用均需事先獲得辦公室批準，否則，一經查出嚴肅處理，并且所造成的一切後果自負。

十五、凡在辦公室工作的人員務必請保持辦公室的清潔，保證辦公室物品的安全。

第五節會議室管理

十六、任何部門在使用會議室前都必須向辦公室提出申請。主席團例會、院系主席聯席會議、部長會議、各部門例會等例行會議隻需在學期初登記；需要臨時使用會議室的部門，應提前一天向辦公室申請并登記，經批準後方可使用。

十七、在使用會議室期間，應本着嚴肅認真的态度，不得從事其他與工作無關的活動。注意愛護會議室内物品，保持室内清潔。室内禁止吸煙。

十八、會議室使用後，應由會議召集人填寫會議室使用登記本，并負責清掃、熄燈、關窗和鎖門。

以上制度經2003网站太阳集团第五屆團學會主席團審核通過，由學院辦公室負責解釋，自頒布之日起實行。

2003网站太阳集团團學會辦公室

2008年4月